Що потрібно знати про оцифрування трудових книжок: юридична консультація

До КЗ «Центр надання соціальних послуг» Білозерської селищної ради надходять звернення від мешканців громади з такими питаннями:

▪️Чи обов’язково встигнути оцифрувати трудову книжку до 10 червня 2026 року?

▪️Що буде після 10 червня 2026 року?

▪️Які правові наслідки настануть для працівника, якщо паперова трудова книжка не буде відсканована та передана до Пенсійного фонду до 10.06.2026 року?

▪️Чи вплине це на збереження страхового стажу?

Перехід на електронні трудові книжки передбачений Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX, яким встановлено п’ятирічний перехідний період (з 10.06.2021 до 10.06.2026 року). 

Водночас завершення перехідного періоду не означає автоматичної втрати трудового стажу або анулювання записів у трудовій книжці. Якщо не відсканувати трудову книжку до 10 червня 2026 року, це не призведе до втрати страхового стажу, але може ускладнити процес призначення пенсії в майбутньому, оскільки дані про періоди роботи до 2004 року не потраплять до електронного реєстру автоматично.

Щодо збереження страхового стажу, то страховий стаж, набутий до 1 січня 2004 року, підтверджується на підставі записів у паперовій трудовій книжці. Якщо ці дані не будуть оцифровані до 10 червня 2026 року, вони не зникнуть, але під час призначення пенсії особі доведеться особисто надавати оригінал трудової книжки до Пенсійного фонду України для підтвердження стажу.

Законодавство не передбачає втрати права на зарахування стажу після цієї дати. Проте рекомендується не відкладати оцифрування, щоб завчасно перевірити правильність усіх записів та усунути можливі помилки.

Варто вже зараз перевірити:

▪️чи всі записи в трудовій книжці читаються;

▪️чи наявні печатки та підписи там, де вони потрібні;

▪️чи немає виправлень або помилок у прізвищі, імені та по батькові;

▪️чи внесені до трудової книжки всі періоди роботи.

У разі виявлення неточностей бажано завчасно звернутися до роботодавця, архівної установи або отримати правову допомогу для їх усунення. Стаж, набутий після 1 січня 2004 року, вже обліковується в електронному реєстрі на підставі звітів роботодавців і додаткового оцифрування не потребує.

Ризики та труднощі, які можуть виникнути, якщо відомості про трудову діяльність до 1 січня 2004 року не будуть внесені до Реєстру:

🔹 Ускладнення під час призначення пенсії. Якщо відомості про трудову діяльність не будуть внесені до Реєстру, при зверненні за пенсією особі доведеться додатково підтверджувати стаж паперовими документами.

🔹 Ризик втрати документів. В умовах воєнного стану, переміщення населення та пошкодження майна існує підвищений ризик втрати трудової книжки. За відсутності оцифрованих даних відновлення стажу може бути складним і тривалим.

🔹 Проблеми з підтвердженням стажу на підприємствах, що припинили діяльність. Якщо роботодавець ліквідований, архівні документи втрачені або перебувають на тимчасово окупованій території, підтвердження окремих періодів роботи може потребувати звернення до архівів або навіть до суду.

🔹 Збільшення часу на оформлення пенсії. Наявність повних відомостей у Реєстрі дозволяє Пенсійному фонду швидше призначати пенсійні виплати.

Процес оцифрування документів про трудову діяльність відбувається в інтересах самої особи та спрямований на забезпечення коректного і швидкого розрахунку пенсійних виплат у майбутньому. Подати сканкопії може як роботодавець, так і сам працівник через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.

Оцифрування трудової книжки — це додаткова можливість захистити свої трудові права та уникнути зайвих ризиків і труднощів під час оформлення пенсії в майбутньому.

Нагадуємо, що жителі Білозерської громади можуть отримати безкоштовні юридичні консультації. Запис на консультацію за телефоном – 066 961 16 57 або за посиланням – https://forms.gle/HwRXrFcsxLJ9SekB8 

☑️КЗ «Центр надання соціальних послуг» Білозерської селищної ради надає безкоштовні юридичні консультації в рамках реалізації проєкту «Посилення реагування та готовності місцевих центрів соціальних служб у гуманітарній сфері в Україні», який реалізується Дитячим фондом ООН (ЮНІСЕФ) в Україні разом з «Асоціацією міст України» за підтримки Європейського Союзу.